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Type de fiche : conseil
Niveau : accessible à toute personne
Thématique : communication, marketing digital
Temps de lecture moyen : 5 minutes

L’été vient de s’installer et c’est le moment idéal pour adresser à vos clients vos informations de saison.
Que vous utilisiez le courriel ou le courrier postal, la préparation de votre liste de contacts est une étape importante.
Aussi magnifique soit le support que vous allez envoyer, il aura moins d'effet si la liste des personnes auquel il est destiné, n'est pas fiable.

Servirions-nous une belle pièce montée dans un plat ébréché ?

C’est une réalité, vos contacts vivent et leurs coordonnées aussi. Prenez du temps pour mettre à jour leurs informations. Ce travail peut paraître long, mais à quoi bon écrire à des adresses obsolètes ou en erreur ?
Voici quelques conseils et techniques pour réussir vos envois

Prenez date pour bien préparer

Il n’y a pas à tergiverser, votre liste de contacts se prépare tout au long de l’année.
Le mieux est d’inscrire une procédure dès maintenant, qui vous permettra grâce à des contrôles réguliers, de disposer d’une liste de contacts sur laquelle vous pouvez compter à toute occasion.
Vous trouverez sûrement des opportunités pour faire valider ces informations : lors des appels de vos clients, de leur abonnement à votre lettre d’informations, d’échanges sur les réseaux sociaux.
Pensez également à leur rappeler l’utilisation que vous allez faire de leurs informations (voir le RGPD) dont nous parlerons plus bas).
 
Si vous collectez des cartes de visite, soyez réactif et saisissez dès que possible les informations dans votre CRM (logiciel de gestion de contacts, OUTLOOK, SAGE, ERP … ). Prenez soin de bien inscrire les données en respectant les règles de saisie (prénom avec la première lettre en majuscule, des majuscules pour les noms de famille).
Point clé, vérifiez avec rigueur les adresses de messagerie. Etablissez toujours un premier envoi de bienvenue pour tester les erreurs possibles.
 
Certes ce travail représente du temps aujourd’hui, mais il vous en fera gagner demain.
 
Pensez que chaque personne qui entre dans votre réseau mérite d’être choyée et respectée.
 

Renseignez sans excès

On serait tenté de vouloir renseigner un grand nombre d’informations sur nos contacts.

Il existe les informations de base : entreprises, noms, prénoms, adresses de courriel et postales, date d’entrée dans votre liste de contacts.

Vous pourriez être tenté de rajouter l’adresse personnelle, leur date d’anniversaire pour leur adresser une carte, voire leur centre d’intérêt pour adapter votre politique marketing.

 

La règle : ne pas s’épuiser. Ne mettez en place que ce qui sera utile dans votre relation et que vous pourrez maintenir dans le temps. Ce travail est évolutif et vous observerez au fur et à mesure que d’autres informations pertinentes et utiles dans votre relation commerciale pourront être rajoutées.

Votre liste doit être simple et plaisante à consulter.

Une liste stricte et pratique

Pensez à structurer les informations, chacune devant être saisie dans une zone précise.

Pensez que chaque personne disposera d’une communication spécifique : une opération commerciale concernant uniquement certains types de clients, un webinar pour présenter un produit précis. Si votre liste ne permet pas de filtrer certaines informations, votre travail de segmentation risque d’être compliqué. Imaginez une boite dans laquelle tout serait mélangé et dans laquelle il vous faudrait à présent retrouver un élément précis.

Dans le logiciel Excel, chaque information est saisie dans une colonne spécifique, ce qui permet au système de catégoriser et gérer les informations facilement. 

Pensez RGPD !

La règlementation sur la protection des données personnelles est entrée en vigueur en 2018. Elle vise à protéger les informations personnelles . Chaque entreprise quelque soit sa taille a pour obligation de mettre en place une procédure stricte.
Je ne vous cacherai pas que la mise en place de cette loi dans nos entreprises n’est pas chose facile et nombre d’entre nous ont mis cette obligation en sourdine.
Et pourtant, utiliser des listes de contacts n’est pas sans conséquence Même dans les échanges professionnels, une simple adresse de messagerie,  comportant un nom de famille, sera considérée comme une information sensible.
 
Sur ce sujet, je vous conseillerai cet excellent article de notre partenaire LA WAB à Bergerac. C’est simple, facile à lire et accessible :
Les TPE/PME et le RGPD... Une grande histoire d'amour va commencer

Une fois armé(e) de cette compréhension, vous pourrez aborder l’article de la CNIL (Commission nationale et liberté) RGPD, par où commencer
 
Pour être conseillé(e) et accompagné(e), nous vous orientons vers notre partenaire Richard BOURGOING, Consultant DPO vous accompagne dans cette démarche.



Pour notre prochain épisode, Magali Maugin nous expliquera comment réaliser une liste de contact avec le tableur Excel.

Auteur : Florentine POUCHIN, consultante en communication digitale
Relecture, conseil en rédaction : Florence LHOTE, Form'Alliance
Recherche ressource, aide à la rédaction : Magali MAUGIN, MAG MA SECRETAIRE